Een nieuwe medewerker aanmelden in AFAS of Nmbrs duurt vijf minuten. Alles wat daarna moet gebeuren, duurt uren: badge aanvragen, parkeerplaats regelen, printer koppelen, vergaderruimte-rechteninstellen, toegangspas programmeren. Verspreid over drie afdelingen, drie systemen, en drie mensen die allemaal wachten op elkaars actie.
De informatie om dat allemaal te doen is er al: de rol, de afdeling, de startdatum. Die zit in het HR-systeem. Het enige wat ontbreekt is een directe lijn van die informatie naar alle systemen die er iets mee moetendoen. Dat is precies wat de HR-koppeling van Rhyzi levert.
Wat is een HR-koppeling voor toegangsbeheer?
Een HR-koppeling voor toegangsbeheer is een directe, geautomatiseerde verbinding tussen een HR-systeem zoals AFAS of Nmbrs en het toegangsplatform van een gebouw. Rhyzi leest de rol van eenmedewerker en vertaalt die automatisch naar alle bijbehorende toegangsrechten: deuren, parkeren, lockers en printers.
Het systeem werkt op basis van rolsjablonen. Elke rol heeft een vast pakket rechten. Wanneer een medewerker die rol krijgt, ontvangt die automatisch het bijbehorende pakket, zonder dat iemand het handmatighoeft in te stellen.
Datzelfde principe geldt bij rolwijziging en bij vertrek. Een HR-actie triggert alle downstream systemen. Eenmalig ingericht, daarna volledig automatisch.
Herken je dit?
Elke maandag met nieuwe starters begint de week met een lijstje van handmatige taken dat over drie afdelingen wordt rondgestuurd. Iedereen werkt eraan, maar niemand heeft het overzicht. Tot iemand vraagtwaarom een badge niet werkt.
Een medewerker is aangenomen voor een nieuwe rol maar heeft nog de toegangsrechten van zijn vorige functie. Niet uit onwil, maar omdat de update in het ene systeem niet automatisch doorkwam naar het andere.
Iemand gaat op langdurig verlof. De toegang wordt niet ingetrokken omdat dat “even snel geregeld wordt als ze terugkomen”. Drie maanden later staat het er nog steeds open.
HR meldt een vertrek in hun systeem. De security officer ontdekt drie weken later dat de badge nog actief is. Er is geen incident, maar het had er een kunnen zijn.
Uitbreiding naar een tweede kantoor: onboarding opnieuw handmatig inrichten voor een andere locatie. Geen sjablonen, geen automatisering, gewoon opnieuw beginnen.
Wat gaat er fout zonder automatisering?
Zonder koppeling zijn HR en toegangsbeheer twee parallelle werelden die handmatig worden gesynchroniseerd. Dat werkt zolang je klein bent. Bij tien nieuwe medewerkers per maand is het beheersbaar. Bij vijftig is het een fulltime taak.
Het risico zit niet in de fouten die je maakt. Het zit in de fouten die je niet ziet. Medewerkers met de verkeerde toegangsrechten. Vertrekkers die nog actief zijn in het systeem. Alles ziet er goed uit totdat er ietsmisgaat.
Compliance wordt bovendien een structureel knelpunt. Bij een audit moet je aantonen wie wanneer toegang had tot welke ruimte. Zonder geautomatiseerde koppeling is dat een puzzel van exports, Excel-sheets en mailcorrespondentie.
Hoe Rhyzi dit oplost
Rhyzi koppelt native aan AFAS en Nmbrs. Zodra een medewerker wordt aangemeld in het HR-systeem, leest Rhyzi de rol en provisioneert automatisch alle bijbehorende toegangsrechten, overnacht, klaar voordag 1.
De synchronisatie is standaard overnight. Medewerkers die vrijdag worden aangemeld, zijn maandagochtend volledig uitgerust. Voor urgente gevallen is realtime provisioning beschikbaar.
Rolwijzigingen worden automatisch opgepikt. Een medewerker die naar een andere afdeling verhuist, verliest de rechten van de oude rol en krijgt de rechten van de nieuwe rol. Alles in een keer, allesautomatisch.
Vertrek verloopt even compleet. Zodra de einddatum is ingesteld in AFAS of Nmbrs, intrekt Rhyzi alle toegang op dat moment: badge, parkeer, sleutel en printerrechten. Geen vergeten accounts, geen open deuren.
Voor wie is dit relevant?
HR-managers die geen aparte meldingen meer willen sturen naar IT, facility en security. Met Rhyzi is een actie in AFAS genoeg. Alle downstream systemen reageren automatisch.
Facility managers die elke nieuwe medewerker op dag 1 volledig uitgerust willen hebben, zonder dat ze zelf iets hoeven te regelen. Badge, parkeer, printer, vergaderruimte: alles staat klaar.
CISO’s die zekerheid willen over offboarding. Vertrek is automatisch en volledig afgehandeld. Er blijft geen zombie-toegang over in het systeem.
Organisaties met meerdere locaties. Rolsjablonen per locatie zorgen voor consistente provisioning over alle gebouwen. Geen handmatige uitzonderingen per kantoor.
Resultaten
Het onboardingproces gaat van 15 handmatige stappen naar 1 geautomatiseerde actie in het HR-systeem. Dat is niet een verbetering in snelheid. Het is een eliminatie van werk.
De dekking is volledig: deuren, parkeren, lockers, printers. Alles wat bij een rol hoort, wordt automatisch geconfigureerd. Geen stap die vergeten wordt omdat iemand het lijstje niet heeft gezien.
Nieuwe medewerkers zijn voor dag 1 volledig uitgerust. Ze hoeven op hun eerste werkdag geen ticket in te dienen, geen badge op te halen bij een bezette balie en niet te wachten op een printerconfiguratie.
Offboarding is waterdicht. Alle toegang vervalt automatisch op de ingestelde einddatum. Geen handmatige actie nodig, geen risico op vergeten intrekking.
Veelgestelde vragen
Welke HR-systemen worden ondersteund?
Rhyzi integreert standaard met AFAS en Nmbrs. Andere HR-systemen kunnen via een API-koppeling worden aangesloten. Neem contact op voor de mogelijkheden met jouw systeem.
Werkt de koppeling realtime of in batches?
De standaardsynchronisatie verloopt overnight. Een medewerker die vrijdag wordt aangemeld, is maandagochtend volledig uitgerust. Realtime provisioning is beschikbaar voor urgente situaties.
Wat als een medewerker een uitzonderlijk toegangsprofiel nodig heeft?
Rolaanpassingen kunnen handmatig worden gedaan bovenop de automatische provisioning. De rol blijft de basis, maar uitzonderingen zijn altijd mogelijk. Het systeem overschrijft geen handmatige wijzigingentenzij de rol zelf verandert.
Hoe verloopt de intrekking bij ontslag?
Zodra de einddatum in AFAS of Nmbrs is ingesteld, intrekt Rhyzi automatisch alle toegang op dat moment: badge, parkeer, sleutel en printerrechten vervallen tegelijkertijd. Geen aparte actie nodig.
Wat als iemand een tijdelijk contract heeft?
De einddatum in het HR-systeem bepaalt automatisch wanneer de toegang vervalt. Dit werkt identiek voor vaste medewerkers, tijdelijke krachten en contractors.
Probeer het zelf
Wil je zien hoe Rhyzi jouw facilitaire ticketstroom elimineert? Plan een demo en ontdek hoeveel handmatige taken jouw team per week bespaart.
Boek een demo via rhyzi.com/plan-een-demo/
Of download de Onboarding Automatisering Gids: stap voor stap van handmatige onboarding naar volledig geautomatiseerde provisioning via je HR-systeem.
